Aanbesteden
De vraag achter de vraag

Troost je in de gedachte dat het voor alle betrokken partijen tijdrovend en taai is om bezig te zijn met een aanbesteding. Van de nota van inlichtingen tot de kort gedingen in de Alcatel periode, niemand wordt er vrolijk van. Nou ja, behalve ik dan. Ik vind het van het begin tot het eind een avontuur en een intellectuele en creatieve uitdaging. Hoewel de teleurstelling bitter is als je het net niet geworden bent, weegt dat toch niet op tegen de euforie van het winnen van een belangrijke aanbesteding. De kunst is natuurlijk om het risico op verlies zo klein mogelijk te maken. De kans dat je wint zo groot mogelijk. Hoe dan?
Formeel, rationeel proces?
De aanbesteder doet z’n best om de procedure waterdicht te maken. Anders regent het kortgedingprocedures na de voorlopige gunning. Niemand houdt van verliezen en zoekt een opening om alsnog te kwalificeren. Dat zorgt voor een heel formeel proces waarmee elke schijn van beïnvloeding wordt uitgesloten. Maar dat brengt tegelijkertijd met zich mee dat de affectieve component van de aanbesteding – gevoel krijgen bij de problematiek achter de uitvraag – zich meestal beperkt tot een halve pagina tekst in het beschrijvend document, de beschrijving van de beoordeling van de gunningscriteria en het programma van eisen.
Verdiepen
Terwijl de aanbesteder op zoek is naar een partij die echt begrijpt waar het over gaat en snapt wat er moet gebeuren. Dat los je op door je echt te verdiepen in de aanbesteder. Check de website, de jaarverslagen (vooral de sociale) en de sociale media. Kijk naar het concurrentieveld, hoe is de aanbesteder gepositioneerd. Op welke doelgroepen richten ze zich, welke stakeholders zijn er nog meer. Wat zijn de ambities van de organisatie. Daarmee bouw je een klantbeeld op, waardoor je veel beter in staat bent om de vraag achter de vraag te doorgronden. Dat bepaalt je aanbestedingsstrategie. Daarmee vergroot je de kans om te winnen. En is het risico dat je de plank misslaat een stuk kleiner.