De waarde van workshops

Ik heb de afgelopen tijd een aantal workshops voorbereid en gemodereerd. En ik vind het geweldig om te doen! Eigenlijk steeds om koers te bepalen. Hoe moeten we verder? Hoe kunnen we toch met dit goede idee succesvol worden. Want het werkt niet of het duurt veel te lang. Het is voor veel organisaties lastig om van het gebaande pad af te wijken. Jan Timmer – ooit president van Philips in een periode dat het snel bergafwaarts ging met het merk – zei daarover dat mensen alleen maar veranderen als het pijn doet. Dat is denk ik ook waar. Maar een workshop is veel leuker, sneller en levert bijna instant resultaat op.

Wat heb je nodig voor een workshop?

Allereerst een duidelijk probleem dat je wilt oplossen. Minstens drie mensen die daarover ideeën hebben. Een gezinsverpakking post-its en stiften. Een structuur waarlangs je de workshop opbouwt. En een moderator die graag wil weten hoe het echt zit. Liefst zonder veel voorkennis. Die doorvraagt tot het gaatje om perfect te begrijpen wat het verhaal achter de antwoorden is.

Antwoorden verzamelen

Een workshop is iets anders dan een brainstorm. Niet meteen gaan voor een creatieve brein dump waar alle deelnemers op voortborduren. Je wilt dat de deelnemers telkens onafhankelijk van elkaar hun input leveren op de vraag die voorligt. Om daarna de antwoorden verder uit te diepen met het complete gezelschap. Waarbij een behoorlijk verschil van mening tussen de verschillende deelnemers de waarde van de input geweldig versterkt. Hier is een vraag. En vijf minuten. Schrijf één woord op een post-it en gebruik zoveel post-its als je nodig hebt. Na vijf minuten hang je al die plakbriefjes op een flipover en cluster je als moderator de antwoorden die op elkaar lijken. Dat geeft meteen een beeld waar overeenstemming over is. Maar de interessante antwoorden zijn meestal in de minderheid. Doorvragen levert toelichtingen op die vaak een extra geel briefje verdienen, omdat ze het eerdere begrip verrijken. Doorvragen door de moderator loont absoluut de moeite.

Probleem afpellen

Marketingproblemen zijn nooit eendimensionaal. Ik pel in de voorbereiding het probleem laag voor laag af om te begrijpen welke vragen ik in de workshop beantwoord wil krijgen om richting een oplossing te komen. Zonder twijfel is er altijd een doelgroep en een propositie (die niet goed werkt). Een organisatie die zich op een bepaalde manier positioneert. En concurrenten die iets soortgelijks doen. Zonder het naadje van de kous te weten, vind ik het altijd wel fijn als ik dat krachtenspel op hoofdlijnen in beeld heb.

Opbouw van de workshop

Door de juiste vragen te stellen, kun je in een workshop van een halve dag (in een klein gezelschap) een wereld aan inzichten verzamelen. Een groter gezelschap vraagt meer tijd, omdat er meer mensen aan het woord komen. Met de kanttekening dat het daardoor niet noodzakelijk ook beter wordt. Liever wat minder deelnemers met verstand van kennis die gemotiveerd zijn om een oplossing te vinden. Dan een elftal meelifters. De kunst is om met elkaar in de ‘flow’ te komen.

Structuur

Afhankelijk van het probleem dat opgelost moet worden, zoek je daar een effectieve structuur bij. Google naar Business Model Canvas, Marketing Canvas of Waarde Propositie Canvas en kies het model dat je gaat helpen om de workshop structuur te geven. Zo verzamel je stap voor stap een heleboel relevante informatie om je te helpen naar de oplossing van het voorliggende probleem.

Puzzelen

En dan ga je als moderator met de vragen en alle antwoorden aan de slag. Op zoek naar wat er mist in de huidige koers om er een succes van te maken. Het helpt natuurlijk als je snel een schifting kunt maken van hoofd- en bijzaken. Met die hoofdzaken – de belangrijkste antwoorden op de vragen uit je gekozen structuur – ga je de vervolgworkshop in met het gezelschap uit de eerste workshop. Gegarandeerd dat je samen de nieuwe koers vindt waar je naar op zoek was.